Czy pracodawca może dysponować urlopem pracownika?

Prawo do wypoczynku należy do podstawowych praw pracowniczych, chronionych zarówno przez przepisy prawa pracy, jak i akty prawa międzynarodowego. Pytanie o to, kto faktycznie decyduje o terminie wypoczynku, pojawia się regularnie w każdym zakładzie pracy i bywa źródłem poważnych sporów. Przepisy wskazują sytuacje, w których pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez składania przez niego wniosku, oraz te, w których taka ingerencja naruszałaby prawo pracownika do wypoczynku. Odpowiedź zależy od rodzaju urlopu, etapu zatrudnienia i konkretnych okoliczności.

Najważniejsze informacje

• Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
• Plan urlopów ustala pracodawca z uwzględnieniem wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy.
• Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody – potwierdza to dominująca linia orzecznicza SN oraz stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (interpelacja nr 8918 z 2020 r.).
• W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania przysługującego płatnego urlopu wypoczynkowego.
• Bezpodstawna odmowa udzielenia urlopu stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
• Ekwiwalent pieniężny przysługuje za urlop niewykorzystany wyłącznie w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Spis treści:

1. Planowanie urlopów – kto naprawdę decyduje?
2. Kiedy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody?
3. Przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia i odwołanie z urlopu
4. Zaległy urlop – obowiązki, sankcje i ekwiwalent

Planowanie urlopów – kto naprawdę decyduje?

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Zakładowa organizacja związkowa, tam gdzie działa, ma prawo współkształtować plan urlopowy, a nietworzenie planu urlopów jest dopuszczalne wyłącznie za jej zgodą lub gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym. W razie braku planu urlopowego pracodawca ustala termin urlopu wypoczynkowego po porozumieniu z pracownikiem. Samodzielny przydział urlopów bez uwzględniania wniosków urlopowych naruszałby sferę uprawnień pracowniczych i mógłby zostać zakwestionowany przez organy Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązek pracodawcy polega nie tylko na sporządzeniu planu urlopów, lecz także na realnym umożliwieniu każdemu zatrudnionemu korzystania z należnego wypoczynku. Uzgodnienie z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu stanowi co do zasady wymóg ustawowy, choć przy urlopie zaległym oraz w trakcie okresu wypowiedzenia pracodawca może działać jednostronnie.

Kiedy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody?

Możliwość wysłania pracownika na przymusowy urlop istnieje jedynie w dwóch sytuacjach – przy zaległym urlopie wypoczynkowym oraz w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

W kwestii urlopu zaległego doktryna prawa pracy pozostaje niejednolita: Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy stoi na stanowisku, że samorzutne udzielenie urlopu wbrew woli pracownika, poza przypadkiem z art. 167¹ k.p., wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jest niedopuszczalne. Dominująca linia orzecznicza Sądu Najwyższego (m.in. wyrok z 7 maja 2008 r., II PK 313/07) oraz stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2020 r. potwierdzają jednak, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody.

Próba zmuszenia pracownika do wzięcia urlopu bieżącego poza sytuacjami dozwolonymi przepisami stanowi przekroczenie uprawnień pracodawcy i jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Wysłać pracownika na urlop bezpłatny pracodawca nie może nigdy – urlop bezpłatny zawsze wymaga pisemnego wniosku pracownika, a odmówić udzielenia urlopu macierzyńskiego pracodawca nie ma prawa w żadnych okolicznościach.

Przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia i odwołanie z urlopu

Na podstawie art. 167¹ k.p. pracodawca może w okresie wypowiedzenia umowy o pracę jednostronnie zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego – zarówno bieżącego, jak i zaległego – bez uzyskiwania jego zgody. Pracownik korzysta wówczas z przysługującego mu wymiaru urlopu, a czas ten jest rozliczany jako urlop wypoczynkowy.

Należy wyraźnie odróżnić tę instytucję od zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, o którym mowa w art. 36² k.p. Obie instytucje nie powinny obejmować tego samego okresu jednocześnie, dlatego pracodawca, chcąc ograniczyć konieczność wypłaty ekwiwalentu, powinien najpierw udzielić pracownikowi urlopu, a dopiero następnie – jeśli urlop nie wypełni całego okresu wypowiedzenia – zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy. Jeśli wymiar urlopu przekracza długość okresu wypowiedzenia, za pozostałe dni przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Odrębną instytucją jest odwołanie pracownika z już trwającego urlopu. Zgodnie z art. 167 § 1 k.p. jest ono możliwe wyłącznie wtedy, gdy obecność pracownika jest niezbędna z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia urlopu. Odwołanie nie wymaga zgody pracownika, a pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z takim odwołaniem.

Zaległy urlop – obowiązki, sankcje i ekwiwalent

Urlop niewykorzystany w danym roku staje się urlopem zaległym i musi być udzielony najpóźniej do 30 września roku następnego – termin jest zachowany, jeśli pracownik jedynie rozpoczął wykorzystanie zaległego urlopu przed tą datą. Pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu zaległego nawet bez wniosku pracownika, a zgodnie z orzecznictwem SN odmowa przyjęcia wyznaczonego terminu może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną pracownika.

Niewywiązanie się z obowiązku udzielenia urlopu zaległego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i grozi karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. Jeśli pracownik zostaje zwolniony przed pełnym wykorzystaniem urlopu, ekwiwalent pieniężny przysługuje za każdy niewykorzystany dzień. Pracodawca nie może w żadnym wypadku zamienić urlopu wypoczynkowego na świadczenie pieniężne w trakcie trwającego stosunku pracy – byłoby to działanie sprzeczne z przepisami prawa pracy i stanowiłoby naruszenie praw pracownika chronionych przez Kodeks pracy.