Czy urlop na żądanie jest płatny? – szczegóły dotyczące prawa do urlopu

Urlop na żądanie wzbudza wiele pytań zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Jego charakter bywa błędnie interpretowany jako przywilej o szczególnej randze, mimo że to część zwykłego urlopu wypoczynkowego. Przepisy kodeksu pracy nie pozostawiają wątpliwości – żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, niezależnie od wymiaru etatu i stażu pracy. Warto poznać zasady, które regulują zgłaszanie, udzielanie i rozliczanie takiego urlopu.

Spis treści:

1. Czy urlop na żądanie jest płatny?
2. Odmowa pracodawcy – kiedy jest dopuszczalna?
3. Praktyka zgłaszania urlopu

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Urlop na żądanie ma taki sam charakter jak pozostałe dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie otrzymuje odrębnego prawa do dodatkowego wolnego – żądanie wlicza się do ogólnego rocznego wymiaru urlopu. W praktyce oznacza to obowiązek pracodawcy udzielenia czterech dni w ciągu roku, pod warunkiem spełnienia podstawowych formalności.

Każdemu pracownikowi przysługuje w ciągu roku 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego – zależnie od stażu pracy. Z tej puli można wziąć urlop na żądanie – maksymalnie cztery dni w roku kalendarzowym. Tego typu urlop nie wymaga wcześniejszego planowania ani zatwierdzenia przez przełożonego z wyprzedzeniem. Wystarczy zgłosić urlop najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Żądanie przysługuje pracownikowi wyłącznie wtedy, gdy w danym dniu przebywałby w pracy – nie dotyczy okresów nieobecności, np. urlopu bezpłatnego czy zwolnienia chorobowego. Przepisy nie wymagają pisemnego wniosku – wystarczy ustne zgłoszenie lub wiadomość elektroniczna, jeżeli forma komunikacji pozwala pracodawcy zareagować przed rozpoczęciem pracy.

Pełne wynagrodzenie za dzień wolnego

Urlop na żądanie jest pełnopłatny, ponieważ stanowi część urlopu wypoczynkowego. Pracownik zatrudniony na umowie o pracę otrzymuje za ten dzień takie samo wynagrodzenie, jak za zwykły dzień pracy – według zasad obowiązujących dla urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie oblicza się na podstawie średniej z ostatnich miesięcy – obejmuje składniki stałe i zmienne, np. premie, dodatki lub wynagrodzenie godzinowe. Zgłoszenie chęci skorzystania z urlopu na żądanie nie powinno powodować żadnych konsekwencji płacowych, o ile pracownik nie przekroczył limitu czterech dni. Niewykorzystany urlop przechodzi na następny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy, a nie jako dni urlopu na żądanie.

Odmowa pracodawcy – kiedy jest dopuszczalna?

Kodeks pracy nie przewiduje charakteru bezwzględnego dla urlopu na żądanie. Pracodawca co do zasady ma obowiązek udzielenia urlopu, jeśli pracownik zgłosił urlop na żądanie zgodnie z przepisami – najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Jednak w wyjątkowych sytuacjach może odmówić udzielenia urlopu, jeżeli nieobecność pracownika zagraża dobru zakładu pracy lub uniemożliwia jego normalny tok. Taka odmowa musi mieć solidne uzasadnienie – np. koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa operacyjnego lub ciągłości produkcji. Zastosowanie ogólne reguły mówiącej o obowiązku udzielenia urlopu wypoczynkowego nie oznacza braku elastyczności w sytuacjach krytycznych. Pracodawca nie może jednak nadużywać tej możliwości – każda odmowa urlopu na żądanie wymaga obiektywnej analizy i dokumentacji.

Praktyka zgłaszania urlopu

Zgłosić urlop na żądanie należy najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed godziną rozpoczęcia pracy. Kodeks pracy nie precyzuje formy, dlatego dopuszczalne są wiadomości SMS, e-maile, rozmowy telefoniczne lub zgłoszenia przez systemy kadrowe. Dobrą praktyką jest zapisanie zgłoszenia w ewidencji, np. poprzez odnotowanie daty i godziny oraz formy przekazu. Pracodawca nie ma obowiązku domagać się podpisu pracownika, ale może potwierdzić urlop dokumentem wewnętrznym. Regulaminie pracy warto zawrzeć szczegółowe zasady udzielania urlopu na żądanie – by uniknąć nieporozumień i zapewnić zgodność z przepisami. Brak zgłoszenia w wymaganym terminie może skutkować potraktowaniem nieobecności jako nieusprawiedliwionej, co niesie za sobą poważne konsekwencje dyscyplinarne i płacowe.

Zakończenie

Urlop na żądanie 2025 nie różni się co do zasad od lat poprzednich, ale jego właściwe stosowanie wymaga świadomości praw i obowiązków po obu stronach. Żądanie przysługuje każdemu pracownikowi i – odpowiednio zgłoszone – wiąże się z obowiązkiem pracodawcy, by udzielić urlopu. To narzędzie elastyczne, ale nie dowolne – decyzje podejmowane bez przygotowania muszą być oparte na znajomości przepisów i dobrej praktyce organizacyjnej.