Wielozadaniowość w środowisku zawodowym to zjawisko, z którym spotykasz się niemal codziennie. Twoi pracownicy odbierają telefony podczas analizowania raportów, odpowiadają na maile w trakcie spotkań, a w przerwach przeglądają powiadomienia na telefonach. Czy to rzeczywiście sprawia, że są bardziej produktywni? Badania neurokognitywne pokazują coś zupełnie odwrotnego – ciągłe przełączanie się między zadaniami obniża jakość pracy nawet o 40% i wydłuża czas realizacji każdego z nich.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym faktycznie jest multitasking i dlaczego różni się od rzeczywistej wielozadaniowości
- Jak wykonywanie kilku zadań jednocześnie wpływa na produktywność pracowników
- Jakie skutki przynosi ciągłe przełączanie uwagi w kontekście biznesowym
- Co stosować zamiast multitaskingu, aby zwiększyć efektywność zespołu
Spis treści:
- Czym jest multitasking i jak go definiować w kontekście pracy?
- Jak multitasking wpływa na produktywność i jakość wykonywanych zadań?
- Dlaczego wielozadaniowość w pracy jest szkodliwa dla zespołu?
- Co stosować zamiast multitaskingu – jakie są sprawdzone metody zarządzania czasem?
- Jak rozwijać kompetencje pracowników w zakresie efektywnego zarządzania uwagą?
Czym jest multitasking i jak go definiować w kontekście pracy?
Multitasking odnosi się do próby wykonywania kilku czynności jednocześnie lub w bardzo krótkich odstępach czasu. Problem polega na tym, że multitasking w praktyce nie istnieje w takiej formie, jak go sobie wyobrażamy. Mózg człowieka nie potrafi skupić pełnej uwagi na kilku złożonych czynnościach jednocześnie – zamiast tego błyskawicznie przeskakuje między nimi, tracąc przy każdym przejściu cenny czas i energię. Dla organizacji oznacza to konkretne straty: więcej błędów w realizacji projektów, dłuższe terminy wykonania obowiązków i rosnące zmęczenie zespołu.
Kiedy pracownik przygotowuje prezentację, jednocześnie monitorując pocztę i odpowiadając klientom przez komunikator, jego uwaga faktycznie skacze między tymi aktywnościami. Każde przełączenie pochłania około 23 minuty, zanim mózg ponownie osiągnie pełne skupienie na poprzednim zadaniu. W konsekwencji aktywności, które mogłyby zająć godzinę przy pełnej koncentracji, rozciągają się na pół dnia roboczego.
Warto podkreślić, że pojęcie multitaskingu nie dotyczy sytuacji, gdy łączymy czynności automatyczne z tymi wymagającymi koncentracji. Słuchanie muzyki podczas pracy administracyjnej czy prowadzenie samochodu w trakcie rozmowy to przykłady, gdzie jedna aktywność nie wymaga świadomego zaangażowania umysłu. Problem pojawia się wtedy, gdy próbujemy wykonać dwie lub więcej czynności, z których każda potrzebuje pełnej uwagi.
Jak multitasking wpływa na produktywność i jakość wykonywanych zadań?
Przekonanie, że wielozadaniowość zwiększa produktywność, to mit szczególnie kosztowny w środowisku korporacyjnym. Badania przeprowadzone na University of California wykazały, że pracownicy poświęcający czas na ciągłe przełączanie między projektami potrzebują średnio o 50% więcej czasu na ich ukończenie, przy jednoczesnym wzroście liczby błędów o 30-40%.
Spadek jakości analiz i decyzji
Gdy członek zespołu analizuje dane finansowe, a w tym samym czasie odpowiada na maile dotyczące innego projektu, jego mózg nie przetwarza informacji z pełną dokładnością. Szczegóły umykają, wzorce pozostają niezauważone, a decyzje opierają się na powierzchownej analizie. W dłuższej perspektywie takie podejście prowadzi do strategicznych pomyłek, których można by uniknąć przy skupieniu na jednej rzeczy.
Iluzja oszczędności czasu
Paradoksalnie, próba robienia kilku rzeczy naraz wydłuża całkowity czas potrzebny na realizację wszystkich zadań. Zamiast zaoszczędzić godzinę, tracisz ją na nieustanne “wchodzenie” w kontekst każdej czynności. Pracownik wykonujący zadania sekwencyjnie, z pełną koncentracją na każdym z nich, kończy je szybciej i z lepszym rezultatem niż ten, który żongluje większą liczbą obowiązków jednocześnie.
Dlaczego wielozadaniowość w pracy jest szkodliwa dla zespołu?
Kultura organizacyjna promująca multitasking generuje specyficzne problemy, które wykraczają poza indywidualną produktywność pracownika. Przekłada się to na funkcjonowanie całych zespołów i jakość współpracy.
Rosnące wypalenie zawodowe
Ciągłe przeskakiwanie między zadaniami wywołuje chroniczny stres poznawczy. Mózg pracownika nieustannie próbuje odnaleźć się w nowym kontekście, co pochłania ogromne zasoby energii umysłowej. Po kilku godzinach takiej pracy pojawia się głębokie zmęczenie, które nie znika po nocnym odpoczynku. W praktyce oznacza to, że zespół jest coraz bardziej wyczerpany, mniej kreatywny i podatny na konflikty.
Obniżona jakość komunikacji
Trudno prowadzić merytoryczną rozmowę z pracownikiem, który jednocześnie przegląda dokumenty czy sprawdza telefon. Takie zachowanie negatywnie wpływa na relacje w zespole i skuteczność spotkań. Informacje są źle rozumiane, ustalenia mylone, a decyzje podejmowane na podstawie niepełnych danych.
Co stosować zamiast multitaskingu – jakie są sprawdzone metody zarządzania czasem?
Eliminacja wielozadaniowości wymaga wprowadzenia konkretnych rozwiązań organizacyjnych, które pomogą pracownikom skupić się na wykonywaniu jednego zadania w danym momencie.
Bloki czasowe i głęboka praca
Zaplanuj dzień pracy zespołu tak, aby każdy miał wydzielone okresy na realizację konkretnych obowiązków bez przerw i rozpraszaczy. Przykładowo – dwie godziny rano tylko na analitykę, kolejne dwie na kontakt z klientem, a popołudnie na planowanie kolejnych działań. Aplikacje blokujące powiadomienia w wyznaczonych godzinach ułatwią utrzymanie koncentracji.
Ustalanie priorytetów i kolejności
Zamiast pozwalać zespołowi na chaotyczne podejmowanie się wszystkiego naraz, wprowadź system priorytetów oparty na metodzie Eisenhowera, czyli prostym podziale zadań według ich ważności i pilności. W praktyce oznacza to rozróżnienie czterech kategorii: spraw ważnych i pilnych (realizowanych natychmiast), ważnych, ale niepilnych (planowanych), pilnych, lecz mniej istotnych (delegowanych) oraz tych, które nie są ani ważne, ani pilne (ograniczanych lub eliminowanych). Każdy pracownik powinien mieć jasność, które zadanie znajduje się w pierwszej kategorii i jest w danym momencie priorytetem – skupia się wyłącznie na nim, a dopiero po jego zakończeniu przechodzi do kolejnego.
Ograniczenie zakłóceń w miejscu pracy
Stwórz warunki organizacyjne sprzyjające skupieniu. Wyznacz godziny, w których zespół nie organizuje spotkań (na przykład przed południem), wprowadź “ciche strefy” w biurze, gdzie obowiązuje zakaz rozmów telefonicznych, i zachęcaj do wyłączania powiadomień z mediów społecznościowych i komunikatorów na określone okresy. Pamiętaj, że każde zakłócenie kosztuje zespół średnio 23 minuty skupienia.
Regularne przerwy dla regeneracji
Paradoksalnie, zaplanowane przerwy zwiększają produktywność bardziej niż próba nieprzerwanej pracy nad wieloma zadaniami jednocześnie. Wprowadź technikę Pomodoro (25 minut pracy, 5 minut przerwy) lub podobne rozwiązania, które pozwolą mózgowi regenerować się między sesjami skupienia.
Jak rozwijać kompetencje pracowników w zakresie efektywnego zarządzania uwagą?
Zmiana nawyków wymaga wsparcia ze strony organizacji i świadomego rozwijania umiejętności koncentracji w zespole.
Zacznij od szkoleń pokazujących, jak umiejętność wykonywania jednego zadania z pełnym skupieniem przekłada się na lepsze wyniki. Pokaż konkretne dane – badania, porównania czasu realizacji projektów, analizy błędów. Kiedy pracownicy zrozumieją mechanizmy działania mózgu i zobaczą rzeczywiste koszty wielozadaniowości, łatwiej wprowadzą zmiany w swoim podejściu do pracy.
Kolejnym krokiem jest wyposażenie zespołu w narzędzia wspierające koncentrację. Mogą to być aplikacje do zarządzania czasem, które blokują rozpraszające strony internetowe, timery Pomodoro czy platformy do zarządzania projektami z jasnymi priorytetami i terminami. Postaraj się również o stworzenie kultury organizacyjnej, w której praca w skupieniu jest ceniona bardziej niż pozorna wszechstronność.
Nie zapominaj o roli motywacji – pracownicy muszą widzieć, że efektywna praca przekłada się na konkretne korzyści. Może to być wcześniejsze zakończenie dnia, dodatkowy dzień wolny za skutecznie zrealizowane zadania czy publiczne uznanie za wysoką jakość wykonanych obowiązków. Staraj się nagradzać rezultaty, a nie ilość godzin spędzonych przy biurku.
Multitasking – podsumowanie
Wielozadaniowość to pułapka, która obniża produktywność zespołu zamiast ją zwiększać. Presja czasu i przekonanie, że wykonywanie kilku rzeczy jednocześnie to kompetencja, prowadzą do gorszych wyników, większej liczby błędów i wypalenia pracowników. Skuteczne zarządzanie wymaga odejścia od multitaskingu na rzecz skupienia na pojedynczych zadaniach naraz, jasnego ustalania priorytetów i tworzenia warunków sprzyjających głębokiej pracy. To podejście przynosi większe korzyści – krótsze terminy realizacji projektów, wyższą jakość wykonanych obowiązków i bardziej zaangażowany zespół.
Chcesz poznać
szczegółową ofertę?
Skontaktuj się z nami!
NAJNOWSZE POSTY NA BLOGU
