Offboarding – profesjonalne zakończenie współpracy z pracownikiem

Zakończenie współpracy z pracownikiem to naturalny element cyklu zatrudnienia. Niezależnie od przyczyn tej sytuacji, proces rozstania powinien zostać przeprowadzony w sposób profesjonalny i uporządkowany. Dobrze przygotowany offboarding pracownika pomaga nie tylko w zachowaniu ciągłości pracy zespołu, ale także wzmacnia employer branding firmy oraz pozwala na budowanie pozytywnych relacji z byłymi pracownikami.

Spis treści:

1. Offboarding – definicja
2. Kiedy przeprowadza się offboarding?
3. Dlaczego warto zadbać o profesjonalny offboarding?
4. Kwestie formalne, o których nie można zapomnieć
5. Przekazywanie wiedzy i obowiązków
6. Exit interview – ważne źródło informacji
7. Zdalny offboarding pracownika
8. Wsparcie po odejściu – rola outplacementu
9. Jakie korzyści przynosi dobrze przeprowadzony offboarding?

Offboarding – definicja

Offboarding to zaplanowany proces zakończenia współpracy między pracownikiem a pracodawcą, obejmujący zarówno kwestie formalne (jak przekazanie dokumentów, rozliczenie urlopu czy zablokowanie dostępów), jak i działania wspierające – np. przekazanie obowiązków, przeprowadzenie exit interview czy pomoc w poszukiwaniu nowej pracy. Celem offboardingu jest zapewnienie płynnego rozstania z pracownikiem oraz zabezpieczenie interesów firmy, przy jednoczesnym zachowaniu profesjonalnych relacji.

Kiedy przeprowadza się offboarding?

Proces offboardingu dotyczy zarówno sytuacji, w której zatrudniony sam decyduje się zrezygnować z obowiązku świadczenia pracy (np. w wyniku poszukiwania nowej, zmiany priorytetów zawodowych czy choroby członka rodziny), jak i tych, gdy pracodawca zwalnia pracownika. Może również obejmować przypadki nieprzedłużenia umowy czy rozwiązania współpracy za porozumieniem stron. W każdej z tych sytuacji należy zadbać o formalne warunki rozstania oraz odpowiednie przygotowanie zespołu.

Dlaczego warto zadbać o profesjonalny offboarding?

Offboarding pracownika to nie tylko formalność, lecz proces mający realny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Pracodawca może w ten sposób nie tylko zabezpieczyć dostęp do zasobów, uporządkować kwestie administracyjne, ale również zebrać wartościowy feedback i poznać powody odejścia. Umiejętnie przeprowadzone rozstanie z pracownikiem sprzyja kulturze organizacyjnej, wpływa na lojalność osób pozostających w zespole i może mieć znaczenie w kontekście przyszłej rekrutacji. W końcu byli pracownicy nierzadko stają się ambasadorami marki – lub jej krytykami.

Kwestie formalne, o których nie można zapomnieć

Jednym z głównych zadań działu HR oraz bezpośredniego przełożonego jest dopilnowanie wszystkich formalności związanych z zakończeniem współpracy. Chodzi między innymi o przygotowanie świadectwa pracy oraz innych dokumentów kadrowych, które muszą zostać przekazane odchodzącemu pracownikowi. Należy także zadbać o wypłatę należnego wynagrodzenia, ekwiwalentu za zaległy urlop wypoczynkowy oraz ewentualną odprawę pieniężną.

Kluczowe jest również zabezpieczenie danych firmy. Obejmuje to zablokowanie dostępów do systemów, kont mailowych i wewnętrznych baz wiedzy. Trzeba też zadbać o zwrot kart dostępu, rzeczy służbowych, w tym laptopów, telefonów czy samochodu służbowego. W przypadku odwołanych pełnomocnictw warto zarchiwizować odpowiednie dokumenty i poinformować o zmianie interesariuszy zewnętrznych.

Ważnym elementem tego etapu jest również poinformowanie zespołu o odejściu pracownika – najlepiej w sposób neutralny i taktowny. Niezależnie od przyczyn rozstania, komunikat powinien skupiać się na faktach i planowanych dalszych krokach.

Przekazywanie wiedzy i obowiązków

Odpowiednie przekazanie obowiązków to nie tylko sposób na zapewnienie ciągłości pracy w zespole, ale też element szacunku wobec osób pozostających w organizacji. Osoba odchodząca powinna przekazać wiedzę dotyczącą realizowanych projektów, kontaktów z klientami, procesów i narzędzi, z których korzystała. W przypadku dłuższego okresu wypowiedzenia można zorganizować tzw. job shadowing, czyli towarzyszenie pracownikowi przez osobę, która przejmie jego obowiązki.

Przekazywanie wiedzy może przybrać formę pisemnych instrukcji, dokumentów czy prezentacji. Dobrą praktyką są też podsumowania projektów, które stanowią nie tylko pomoc dla nowych osób, ale również wartościową dokumentację wewnętrzną firmy. Uporządkowanie plików, skrzynek pocztowych oraz zasobów na dyskach firmowych to kolejny krok, który warto zaplanować odpowiednio wcześniej.

Exit interview – ważne źródło informacji

Jednym z najważniejszych narzędzi w procesie offboardingu pracownika jest rozmowa zamykająca, czyli tzw. exit interview. To moment, w którym firma ma szansę usłyszeć szczerą opinię o warunkach pracy, atmosferze, zarządzaniu, organizacji obowiązków i wsparciu ze strony przełożonych.

Exit interview przeprowadza zazwyczaj przedstawiciel działu HR. Celem takiej rozmowy jest nie tylko poznanie przyczyn rozstania, ale również zebranie konstruktywnych sugestii, które mogą pomóc w udoskonaleniu procesów wewnętrznych. Osoba odchodząca często jest bardziej skłonna do szczerych ocen, dlatego dobrze przeprowadzony wywiad końcowy może być bezcennym źródłem informacji.

Zdalny offboarding pracownika

W dobie pracy zdalnej lub hybrydowej coraz częściej zachodzi konieczność przeprowadzenia całego procesu bez fizycznego udziału pracownika w siedzibie organizacji. Zdalny offboarding wymaga odpowiedniego planowania – od ustalenia sposobu zwrotu sprzętu, przez elektroniczne przekazanie dokumentów, aż po zdalne exit interview.

W takich przypadkach bardzo ważna jest dobra komunikacja i bieżące wsparcie ze strony działu IT i HR. Narzędzia do wideokonferencji, podpisy kwalifikowane czy platformy HR online ułatwiają przeprowadzenie offboardingu pracownika w pełni profesjonalnie – nawet na odległość.

Wsparcie po odejściu – rola outplacementu

Niektórzy pracodawcy decydują się na zaoferowanie dodatkowej pomocy osobom, które opuszczają firmę, szczególnie jeśli rozstanie następuje z inicjatywy firmy. W ramach outplacementu pracownik może liczyć na wsparcie w poszukiwaniu nowej pracy, przygotowaniu CV, a także udział w warsztatach rozwijających kompetencje i zwiększających szanse na rynku pracy.

Jest to nie tylko forma pomocy, ale też element employer brandingu. Pokazuje, że firma dba o ludzi również w sytuacjach dla nich trudnych – takich jak utrata pracy, która przez wielu uznawana jest za jedno z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych.

Jakie korzyści przynosi dobrze przeprowadzony offboarding?

Profesjonalne zakończenie współpracy z danym pracownikiem to proces, który przynosi wiele wymiernych efektów zarówno pracodawcy, jak i zespołowi. Dwa najważniejsze obszary, w których widoczne są korzyści, to:

1. Organizacyjne i prawne:

• uporządkowane przekazanie obowiązków i dokumentacji,
• uniknięcie chaosu operacyjnego po odejściu pracownika,
• zabezpieczenie firmowych danych i zasobów,
• spełnienie wymogów prawnych i formalnych.

2. Wizerunkowe i relacyjne:

• wzmocnienie employer brandingu,
• możliwość utrzymania pozytywnych relacji z byłymi pracownikami,
• budowanie reputacji firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy,
• zwiększenie szans na polecenia w przyszłych rekrutacjach.

Podsumowanie

W niektórych sytuacjach rozstania pracownika z organizacją nie da się uniknąć, ale można sprawić, że będzie ono przeprowadzone z poszanowaniem zasad, przepisów i relacji międzyludzkich. Offboarding pracownika to nie tylko zestaw obowiązków do odhaczenia – to okazja do wyciągnięcia wniosków, wzmocnienia zespołu i pozostawienia po sobie pozytywnego śladu.

Warto zadbać o każdy etap procesu – od przekazania obowiązków, przez formalne zakończenie współpracy, aż po przeprowadzenie exit interview. Troska o detale może mieć duże znaczenie dla atmosfery w zespole, reputacji firmy oraz przyszłych procesów rekrutacyjnych. W Twojej firmie również warto potraktować offboarding jako inwestycję, a nie jedynie administracyjny obowiązek.

Źródło:

• Artur Dzięgielewski, Employee journey. Od rekrutacji do ostatniego dnia w pracy. Onepress, 2023.
• Offboarding – pożegnanie z firmą bez palenia mostów (ebook). Grupa Pracuj, 2023.