Offboarding – jak przeprowadzić, dobre przykłady 

Podobnie jak onboarding, który wprowadza nowych pracowników do firmy, offboarding jest równie istotnym etapem w cyklu pracy zatrudnionego. Poprawnie przeprowadzony proces offboardingu ma ogromne znaczenie dla utrzymania pozytywnej reputacji firmy, zachowania relacji z byłymi pracownikami oraz dla ochrony poufnych informacji. 

Z poniższego artykułu dowiesz się:  

• Co to jest offboarding?  
• Jak przeprowadzić proces offboardingu?  
• Jakie są błędy są popełniane w procesie offboardingu?  

Offboarding – definicja  

Offboarding to proces zarządzania zakończeniem współpracy pracownika z firmą. Ma na celu zapewnienie profesjonalnego i troskliwego zakończenia relacji między zatrudnionym a organizacją, niezależnie od przyczyn odejścia pracownika (np. zwolnienie, odejście na własne żądanie, zakończenie kontraktu czy emerytura). 

Podczas offboardingu firma podejmuje działania mające na celu przekazanie kluczowych zadań i odpowiedzialności związanym z pracownikiem kolegom z zespołu oraz zapewnienie odpowiednich dokumentów i informacji związanych z odejściem. Proces ten może również obejmować rozmowę wyjściową z pracownikiem, w której omawiane są przyczyny odejścia oraz przeprowadzenie ankiety, aby pozyskać informacje zwrotne na temat pracy i doświadczeń pracownika w firmie. 

Proces offboardingu krok po kroku  

Prawidłowy proces offboardingu powinien być starannie zaplanowany i skonstruowany tak, aby zapewnić profesjonalne i troskliwe zakończenie współpracy pracownika z firmą. Oto osiem kroków do przeprowadzenia właściwego procesu offboardingu pracownika: 

Krok 1: Przygotowanie na odejście  

W momencie, gdy wiadomo o zbliżającym się odejściu pracownika, należy przygotować plan offboardingu i określić odpowiednie osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów. 

Krok 2: Spotkanie wyjściowe 

Przeprowadzenie rozmowy z pracownikiem, w której omawiane są przyczyny odejścia, termin zakończenia współpracy oraz wszelkie formalności związane z procesem offboardingu. 

Krok 3: Przekazanie informacji i zadań 

Zapewnienie przekazania kluczowych informacji związanych z pracą pracownika, takich jak hasła dostępu, harmonogramy, projekty, kontakty, procedury itp. Przekazanie zadań i odpowiedzialności innym członkom zespołu. 

Krok 4: Zakończenie umowy i formalności 

Przygotowanie wszelkich dokumentów związanych z zakończeniem umowy, w tym umowy o rozwiązanie stosunku pracy lub inne dokumenty zależne od przyczyny odejścia. Rozliczenie płacowe, uregulowanie wszelkich należności i zobowiązań wobec pracownika. 

Krok 5: Przekazanie feedbacku 

Przeprowadzenie ankiety lub rozmowy wyjściowej z pracownikiem, aby uzyskać informacje zwrotne na temat pracy w firmie i doświadczeń z nią związanych. 

Krok 6: Dalszy kontakt z byłym pracownikiem 

Zapewnienie możliwości kontaktu z firmą w przypadku, gdy pracownik potrzebuje wsparcia, referencji czy informacji związanych z dalszą karierą zawodową. 

Krok 7: Rozliczenie z zasobami ludzkimi 

Usunięcie dostępu pracownika do systemów i danych firmowych. Zapewnienie odpowiedniego archiwizowania dokumentacji związanej z pracownikiem w zgodzie z przepisami prawa. 

Krok 8: Analiza procesu offboardingu 

Dokonanie analizy procesu offboardingu w celu zidentyfikowania obszarów do poprawy i doskonalenia w przyszłości. 

Błędy popełniane w procesie offboardingu 

Proces offboardingu często nie jest przeprowadzany w należyty sposób i wiąże się z popełnianymi przez firmy błędami. Czego należy przede wszystkim unikać? Na pierwszy plan wychodzi brak wcześniejszego planowania. Niedokładne przygotowanie na odejście pracownika może prowadzić do chaosu i niezrozumienia w zespole oraz utraty ważnych informacji. 

Kolejny błąd to brak komunikacji wewnątrz zespołu. Nieudostępnianie odpowiednich informacji i zadań pracownikom może powodować problemy w wykonywaniu obowiązków po odejściu zatrudnionego. 

Należy wystrzegać się również braku poświęcenia odpowiedniej uwagi pracownikowi odchodzącemu. Niedocenienie pracownika na zakończenie współpracy może wpłynąć negatywnie na atmosferę w firmie i wywołać negatywne odczucia u pracowników oraz nadszarpnąć reputację firmy na zewnątrz. 

Ostatnim elementem wartym wymienienia jest zaniedbanie formalności i procedur. Niewłaściwe rozliczenie płacowe, niezgłoszenie odejścia pracownika do odpowiednich instytucji itp. mogą skutkować konsekwencjami prawno-finansowymi dla firmy. 

Podsumowanie 

Proces offboardingu stanowi niezwykle istotny element zarządzania zasobami ludzkimi, który ma wpływ na postrzeganie firmy jako profesjonalnego i troskliwego pracodawcy. Zapewnienie odpowiedniego zakończenia współpracy z pracownikiem ma kluczowe znaczenie dla utrzymania pozytywnej atmosfery w organizacji oraz budowania trwałych relacji zarówno z obecnymi, jak i byłymi członkami zespołu. 

Dzięki właściwie przeprowadzonemu procesowi offboardingu możemy pozostawić pozytywny ślad w pamięci byłych pracowników, co może przyczynić się do wzrostu reputacji firmy jako pracodawcy oraz być inspiracją dla przyszłych współpracowników.