Zaświadczenie o niekaralności – ile się czeka na wydanie?

W procesach rekrutacyjnych HR-owcy często spotykają się z koniecznością weryfikacji kandydatów pod kątem niekaralności. Zaświadczenie o niekaralności to kluczowy dokument potwierdzający brak wpisów w krajowym rejestrze karnym, jednak czas jego uzyskania może znacząco wpłynąć na harmonogram zatrudnienia nowych pracowników.

Znajomość procedur związanych z wydawaniem zaświadczeń pozwala działom kadr lepiej planować procesy rekrutacyjne i informować kandydatów o wymaganych terminach. Szczególnie istotne jest to w branżach, gdzie niekaralność stanowi warunek konieczny podjęcia pracy.

Spis treści:

1. Ile trwa wydanie zaświadczenia o niekaralności z krajowego rejestru karnego?
2. Jak kandydat może uzyskać zaświadczenie o niekaralności online?
3. Ile kosztuje wydanie zaświadczenia w 2025 roku?
4. Jakie informacje zawiera zaświadczenie z krajowego rejestru karnego?
5. Jak otrzymać zaświadczenie w imieniu pracownika?

Ile trwa wydanie zaświadczenia o niekaralności z krajowego rejestru karnego?

Standardowy czas oczekiwania na zaświadczenie o niekaralności wynosi od 7 do 14 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Termin ten może ulec wydłużeniu w przypadku konieczności dodatkowej weryfikacji danych lub w okresach wzmożonego ruchu, takich jak początek roku szkolnego czy wakacje.

Najszybszą opcją jest złożenie wniosku w dowolnym punkcie informacyjnym KRK za pomocą systemu elektronicznego. W tej procedurze wizualizacja zaświadczenia możliwa jest już po kilku minutach, a sam dokument w formie pliku XML można pobrać niemal natychmiast po pomyślnej weryfikacji tożsamości.

Warto dodać, że zaświadczenie z KRK można uzyskać także w punktach informacyjnych KRK, które często funkcjonują przy sądach rejonowych. Dla wielu kandydatów jest to wygodna forma, zwłaszcza gdy nie mają możliwości skorzystania z systemu elektronicznego.

Czas oczekiwania w zależności od sposobu złożenia

Złożenie wniosku online z wykorzystaniem funkcjonalności e-KRK daje najkrótszy czas oczekiwania. Procedura wymaga jednak posiadania profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego, co może stanowić barierę dla niektórych kandydatów.

Tradycyjne złożenie wniosku w kasie sądu wiąże się z czasem oczekiwania 7–14 dni roboczych. Ministerstwo Sprawiedliwości dąży do skrócenia tych terminów, jednak w praktyce HR-owcy powinni planować nawet 3 tygodnie na uzyskanie dokumentu.

Jak kandydat może uzyskać zaświadczenie o niekaralności online?

Procedura elektroniczna znacząco przyspiesza proces. Kandydat, który potrzebuje zaświadczenia o niekaralności, może złożyć wniosek przez stronę urzędu miasta lub bezpośrednio w systemie Krajowego Rejestru Karnego. Wymagane jest jednak uprzednie założenie konta i uwierzytelnienie tożsamości.

Dokument elektroniczny (XML) nie zawsze jest jednak akceptowany przez wszystkich pracodawców – niektóre instytucje wymagają wersji papierowej z podpisem kwalifikowanym lub wydrukiem opatrzonym podpisem elektronicznym. Warto to wcześniej sprawdzić.

W przypadku firm sprawdzających niekaralność pracowników na większą skalę, warto rozważyć współpracę z wybranym punktem informacyjnym KRK, który może oferować preferencyjne warunki obsługi.

Wymagane dokumenty i dane

Składając wniosek elektroniczny, kandydat musi podać podstawę prawną żądania informacji oraz szczegółowe dane osobowe zgodne z dokumentem tożsamości. W formularzu zapytań należy umieścić odpowiednią pieczątkę lub podpis elektroniczny.

Dla podmiotów zbiorowych procedura jest bardziej złożona, ponieważ spółka składając wniosek musi dodatkowo przedstawić dokumenty potwierdzające reprezentację i uprawnienia do działania w imieniu firmy.

Ile kosztuje wydanie zaświadczenia w 2025 roku?

Aktualna opłata za zaświadczenie o niekaralności wynosi 20 złotych. Kwotę można uiścić w kasie sądu, przelewem na rachunek bankowy Ministerstwa Sprawiedliwości lub za pomocą systemów płatności udostępnionych w serwisach elektronicznych.

Zaświadczenie kosztuje tyle samo, niezależnie od sposobu złożenia wniosku. Opłatę sądową można również uiścić za pomocą znaków opłaty sądowej dostępnych w kasie dowolnego sądu.

Metody płatności

W przypadku płatności elektronicznej należy w tytule przelewu podać odpowiedni kod oraz dane wnioskodawcy. Konto Ministerstwa Sprawiedliwości obsługuje również płatności kartą w systemach online.

Firmy często wybierają przelew tradycyjny, szczególnie gdy składają wnioski zbiorowe dotyczące kilku pracowników jednocześnie.

Jakie informacje zawiera zaświadczenie z krajowego rejestru karnego?

Dokument potwierdzający niekaralność zawiera informacje o wszystkich wpisach w krajowym rejestrze karnym, w tym o prawomocnie skazanych przestępstwach, środkach zabezpieczających oraz warunkowo umorzonych postępowaniach karnych.

W rejestrze znajdują się również dane o przestępstwach skarbowych, prawomocnie orzeczonych środkach zabezpieczających oraz informacje o osobach poszukiwanych listem gończym. Zaświadczenie może również zawierać informacje o sądach państw obcych przeciwko obywatelom polskim, jeśli takie informacje zostały przekazane w drodze międzynarodowej współpracy wymiarów sprawiedliwości i formalnie wprowadzone do rejestru.

Zakres informacji dla różnych celów

Podstawa prawna złożenia wniosku determinuje zakres udostępnianych informacji. Dla celów zatrudnienia w niektórych branżach zaświadczenie zawiera pełny zakres danych, podczas gdy w innych przypadkach może być ograniczone do wybranych kategorii przestępstw.

Szczególnie wrażliwe są informacje o przestępstwach skarbowych przeciwko mieniu czy dane z kartoteki osób pozbawionych wolności, które ujawniane są tylko na podstawie szczególnych przepisów prawa.

Jak otrzymać zaświadczenie w imieniu pracownika?

Pracodawca może uzyskać informację o niekaralności pracownika tylko po otrzymaniu wniosku z pełnomocnictwem. Składając pełnomocnictwo, należy pamiętać o notarialnym poświadczeniu podpisu oraz dokładnym określeniu zakresu uprawnień.

Procedura wymaga również podania przez pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz uzasadnienia potrzeby sprawdzenia niekaralności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wydanie wielojęzycznego standardowego formularza możliwe jest na wniosek, co ułatwia wykorzystanie dokumentu w relacjach z zagranicznymi kontrahentami lub przy zatrudnianiu obcokrajowców.

Zaświadczenie o niekaralności – ile się czeka na wydanie? Podsumowanie

Czas oczekiwania na zaświadczenie o niekaralności waha się od kilku minut w przypadku procedury elektronicznej do nawet 3 tygodni przy tradycyjnym składaniu wniosków w kasie sądu. Dla działów HR kluczowe jest planowanie procesów rekrutacyjnych z uwzględnieniem tych terminów, szczególnie w branżach wymagających obowiązkowej weryfikacji niekaralności kandydatów.

Najefektywniejszą metodą uzyskania informacji z Krajowego Rejestru Karnego pozostaje wykorzystanie funkcjonalności e-KRK, która pozwala na natychmiastowe otrzymanie zaświadczenia w formie pliku XML. Koszt wydania dokumentu wynosi 20 złotych niezależnie od wybranej procedury, a pracodawcy mogą działać w imieniu pracowników wyłącznie na podstawie notarialnie poświadczonego pełnomocnictwa.