Oferta
Blog
PLEN

Zmiana stanowiska pracy – kiedy i jak zgodnie z prawem przenieść pracownika na inne stanowisko?

Zmiana stanowiska pracy – kiedy i jak zgodnie z prawem przenieść pracownika na inne stanowisko?
Powrót
19 lutego 2026
|
7 min.
Pracodawca
Julia Pucek
Julia Pucek

Zmiana stanowiska pracy to jedna z najczęstszych sytuacji organizacyjnych w firmach – może wynikać z restrukturyzacji, realizacji nowych projektów, zastępstwa nieobecnego pracownika lub potrzebami pracodawcy. Choć z pozoru wydaje się prostą decyzją kadrową, w praktyce wymaga przestrzegania przepisów prawa pracy oraz właściwego zabezpieczenia interesów obu stron umowy o pracę. W zależności od okoliczności zmiana stanowiska może nastąpić na podstawie porozumienia zmieniającego, wypowiedzenia zmieniającego lub w ramach polecenia służbowego.

Najważniejsze informacje:

  • Zmiana stanowiska pracy oznacza modyfikację warunków określonych w umowie o pracę.
  • Co do zasady trwała zmiana stanowiska wymaga zgody pracownika lub zastosowania formalnej procedury.
  • Pracodawca może czasowo powierzyć inne obowiązki w ramach polecenia służbowego na maksymalnie trzy miesiące w roku.
  • Porozumienie zmieniające opiera się na zgodzie obu stron i pozwala szybko wprowadzić nowe warunki.
  • Wypowiedzenie zmieniające stosuje się, gdy brak jest zgody pracownika na zmianę.
  • Odmowa przyjęcia nowych warunków prowadzi do rozwiązania umowy po upływie okresu wypowiedzenia.
  • Pracodawca ma obowiązek zapewnić badania lekarskie, szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy.
  • Zmiana stanowiska musi być zgodna z kodeksem pracy i kwalifikacjami pracownika.
  • Szczególną ochroną objęci są m.in. pracownicy w wieku przedemerytalnym.
  • Prawidłowa dokumentacja procesu chroni interesy firmy i pracownika.

Spis treści:

  1. Na czym polega zmiana stanowiska pracy i kiedy jest dopuszczalna?
  2. Kiedy stosuje się porozumienie zmieniające, a kiedy wypowiedzenie zmieniające?
  3. Jakie są obowiązki pracodawcy przy zmianie stanowiska pracy?
  4. Co w sytuacji, gdy pracownik nie zgadza się na zmianę stanowiska?

Na czym polega zmiana stanowiska pracy i kiedy jest dopuszczalna?

Zmiana stanowiska pracy oznacza modyfikację warunków wykonywania pracy określonych w umowie o pracę, w szczególności dotyczących rodzaju pracy, zakresu obowiązków lub miejsca jej wykonywania. W praktyce może to być przeniesienie pracownika na inne stanowisko w tym samym dziale, do innego działu albo powierzenie mu nowych zadań w ramach zmiany warunków pracy. Znaczenie ma to, czy nowe obowiązki mieszczą się w granicach dotychczasowej umowy, czy też prowadzą do istotnej zmiany jej postanowień.

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy zmiana stanowiska pracy pracownika jest dopuszczalna, jeżeli odbywa się z poszanowaniem obowiązujących regulacji oraz kwalifikacji zawodowych i kompetencji pracownika. Pracodawca nie może jednostronnie zdegradować pracownika ani zmienić warunków zatrudnienia w sposób sprzeczny z przepisami prawa pracy. W przypadku istotnej zmiany warunków zatrudnienia konieczne jest zastosowanie odpowiedniej procedury – najczęściej poprzez porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające.

Zmiana stanowiska może nastąpić w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, na przykład w związku ze zmianami w strukturze organizacyjnej firmy, realizacją nowych projektów czy zastępstwem nieobecnego pracownika. W niektórych sytuacjach możliwe jest także czasowe powierzenie innego stanowiska w ramach polecenia służbowego, o ile nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Istotne jest również, że w przypadku zmiany stanowiska pracy pracodawca ma obowiązek przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeżeli na nowym stanowisku pracy występują inne czynniki szkodliwe lub nastąpiła zmiana środowiska pracy, konieczne może być skierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie oraz przeprowadzenie szkolenia BHP, w tym instruktażu stanowiskowego.

Czy pracodawca może jednostronnie zmienić stanowisko pracy pracownika?

Co do zasady pracodawca nie ma prawa dowolnie i trwale zmienić stanowiska pracy pracownika bez jego zgody. Warunki zatrudnienia, w tym rodzaj pracy i zakres obowiązków, są określone w umowie o pracę i podlegają ochronie na gruncie przepisów kodeksu pracy. Oznacza to, że każda istotna zmiana stanowiska wykraczająca poza dotychczasowe ustalenia umowne, wymaga zastosowania odpowiedniej procedury prawnej.

Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość czasowego powierzenia pracownikowi innej pracy w ramach polecenia służbowego. W przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy możliwe jest skierowanie pracownika do wykonywania innych obowiązków niż określone w umowie, jednak tylko na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Warunkiem jest, aby nowa praca odpowiadała kwalifikacjom pracownika oraz nie powodowała obniżenia dotychczasowego wynagrodzenia. Takie rozwiązanie bywa stosowane m.in. w przypadku reorganizacji, realizacji pilnych projektów lub zastępstwa nieobecnego pracownika.

Jeżeli zmiana stanowiska ma mieć charakter stały albo wiąże się ze zmianą rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania lub wynagrodzenia, pracodawca nie może wprowadzić jej jednostronnie. W takiej sytuacji konieczne jest zawarcie porozumienia zmieniającego lub wręczenie pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego. Wypowiedzenie zmieniające polega na zaproponowaniu nowych warunków umowy o pracę, które zaczynają obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, o ile pracownik je zaakceptuje.

Warto również pamiętać, że wręczenie wypowiedzenia zmieniającego podlega takim samym zasadom ochronnym jak wypowiedzenie umowy, zwłaszcza w przypadku pracowników w wieku przedemerytalnym, w trakcie zwolnienia lekarskiego lub usprawiedliwionej nieobecności. W takich sytuacjach możliwość jednostronnej zmiany stanowiska jest istotnie ograniczona.

Kiedy stosuje się porozumienie zmieniające, a kiedy wypowiedzenie zmieniające?

Zmiana stanowiska pracy pracownika może zostać wprowadzona na dwa podstawowe sposoby: poprzez porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające. Wybór odpowiedniej formy ma istotne znaczenie prawne, ponieważ wpływa na zakres ochrony pracownika, sposób wprowadzenia nowych warunków oraz ewentualne konsekwencje odmowy ich przyjęcia.

Porozumienie zmieniające polega na wspólnym ustaleniu nowych warunków zatrudnienia przez pracodawcę i pracownika. Jest to rozwiązanie oparte na dobrowolnej zgodzie obu stron i może dotyczyć m.in. zmiany stanowiska pracy, zakresu obowiązków, miejsca wykonywania pracy lub wynagrodzenia. Nowe warunki zaczynają obowiązywać w terminie wskazanym w porozumieniu, bez konieczności zachowania okresu wypowiedzenia. Taka forma jest najczęściej stosowana wtedy, gdy zmiana jest korzystna dla pracownika lub gdy obie strony są zainteresowane szybkim dostosowaniem warunków umowy do aktualnych potrzeb organizacji.

Wypowiedzenie zmieniające stosuje się natomiast wtedy, gdy pracownik nie wyraża zgody na proponowane zmiany, a pracodawca chce wprowadzić je jednostronnie w ramach obowiązujących przepisów. Polega ono na wręczeniu pracownikowi pisma zawierającego wypowiedzenie dotychczasowych warunków umowy o pracę wraz z propozycją nowych warunków zatrudnienia. Nowe warunki zaczynają obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, który zależy od długości zatrudnienia danego pracownika i w wielu przypadkach wynosi połowę okresu wypowiedzenia na podjęcie decyzji.

Jeżeli pracownik zaakceptuje zaproponowane nowe warunki umowy, stosunek pracy jest kontynuowany na zmienionych zasadach. W przypadku odmowy ich przyjęcia umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia, a ostatnim dniem okresu wypowiedzenia jest jednocześnie dzień zakończenia zatrudnienia. Z tego względu wypowiedzenie zmieniające wiąże się z większym ryzykiem kadrowym i powinno być stosowane z rozwagą.

Istotne znaczenie ma także treść zaproponowanych nowych warunków umowy. Muszą one być zgodne z przepisami prawa pracy, odpowiadać kwalifikacjom pracownika oraz nie naruszać zasad równego traktowania. W przypadku rażącego pogorszenia sytuacji pracownika, na przykład poprzez znaczne obniżenie wynagrodzenia bez uzasadnienia, wypowiedzenie zmieniające może zostać zakwestionowane przed sądem pracy.

Jakie są obowiązki pracodawcy przy zmianie stanowiska pracy?

Zmiana stanowiska pracy pracownika wiąże się z szeregiem obowiązków po stronie pracodawcy, których celem jest zapewnienie zgodności działań z przepisami prawa pracy oraz ochrona interesów zatrudnionej osoby. Każda taka decyzja powinna być podejmowana z poszanowaniem zasad wynikających z kodeksu pracy oraz wewnętrznych regulacji obowiązujących w danym zakładzie pracy.

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przestrzeganie przepisów prawa pracy, w szczególności dotyczących zmiany warunków zatrudnienia, ochrony trwałości stosunku pracy oraz równego traktowania pracowników. Pracodawca nie może zmienić stanowiska pracy w sposób naruszający umowę o pracę, kwalifikacje zawodowe pracownika ani jego dotychczasowe warunki wynagradzania bez zastosowania właściwej procedury.

Kolejnym istotnym obowiązkiem jest poinformowanie pracownika o planowanej zmianie w sposób jasny i rzetelny. Pracodawca powinien przedstawić zakres nowych obowiązków, warunki pracy na nowym stanowisku oraz ewentualne konsekwencje organizacyjne. W przypadku wprowadzenia zmian w drodze wypowiedzenia zmieniającego konieczne jest prawidłowe sporządzenie dokumentów oraz zachowanie terminów wynikających z przepisów.

W zakładach pracy, w których działają związki zawodowe, pracodawca ma obowiązek konsultowania niektórych decyzji kadrowych z organizacjami związkowymi, zwłaszcza gdy zmiana stanowiska pracy może prowadzić do pogorszenia warunków zatrudnienia lub rozwiązania umowy. W określonych sytuacjach znaczenie ma również rola społecznego inspektora pracy, który czuwa nad przestrzeganiem przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony praw pracowniczych.

Pracodawca jest także zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na nowym stanowisku. Obejmuje to obowiązek skierowania pracownika na badania lekarskie, przeprowadzenia szkolenia bhp oraz instruktażu stanowiskowego, zwłaszcza gdy nastąpiła zmiana środowiska pracy lub występują czynniki szkodliwe. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością prawną.

Dodatkowo pracodawca powinien zadbać o właściwe udokumentowanie całego procesu zmiany stanowiska pracy, w tym aktualizację akt osobowych, zakresów obowiązków oraz systemów kadrowych. Rzetelna dokumentacja chroni zarówno interesy firmy, jak i pracownika w przypadku ewentualnych sporów.

Co w sytuacji, gdy pracownik nie zgadza się na zmianę stanowiska?

Odmowa przyjęcia nowych warunków zatrudnienia może mieć istotne konsekwencje prawne, zwłaszcza gdy zmiana stanowiska pracy została wprowadzona w drodze wypowiedzenia zmieniającego. W takiej sytuacji pracownik ma prawo nie zaakceptować zaproponowanych nowych warunków umowy, jednak decyzja ta wpływa bezpośrednio na dalszy los stosunku pracy.

Jeżeli pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie zmieniające, a pracownik nie wyrazi zgody na przyjęcie nowych warunków, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Ostatnim dniem okresu wypowiedzenia jest jednocześnie dzień zakończenia zatrudnienia. Brak oświadczenia ze strony pracownika do połowy okresu wypowiedzenia co do zasady oznacza odmowę przyjęcia zaproponowanych nowych warunków umowy.

W takiej sytuacji pracownik zachowuje wszystkie prawa wynikające z przepisów prawa pracy, w tym prawo do wynagrodzenia do końca okresu wypowiedzenia, ewentualnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop czy świadectwa pracy. Jeżeli wypowiedzenie zmieniające było niezgodne z przepisami kodeksu pracy, na przykład nieuzasadnione potrzebami pracodawcy lub naruszające ochronę pracownika w wieku przedemerytalnym, pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem pracy.

Warto również pamiętać, że w przypadku niektórych grup pracowników, takich jak osoby w wieku przedemerytalnym, kobiety w ciąży czy pracownicy objęci szczególną ochroną związkową, możliwość wręczenia wypowiedzenia zmieniającego jest ograniczona przepisami. W takich przypadkach pracodawca musi zachować szczególną ostrożność.

Odmowa przyjęcia nowych warunków nie powinna być traktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Jest to uprawnienie pracownika wynikające z przepisów prawa pracy. Dlatego każda zmiana stanowiska pracy powinna być poprzedzona rzetelną analizą sytuacji oraz próbą osiągnięcia porozumienia, które pozwoli uniknąć rozwiązania umowy i ewentualnego sporu.

Podsumowanie

Zmiana stanowiska pracy to proces wymagający od pracodawcy znajomości przepisów prawa pracy oraz właściwego przygotowania formalnego. Choć w wielu przypadkach wynika z potrzeb organizacyjnych firmy, nie może być przeprowadzana w sposób dowolny ani z pominięciem praw pracownika. Zasadnicze znaczenie ma prawidłowy wybór trybu zmiany – poprzez porozumienie zmieniające, wypowiedzenie zmieniające lub czasowe polecenie służbowe.

Prawidłowo przeprowadzona procedura pozwala uniknąć sporów, zabezpieczyć interesy obu stron oraz zachować stabilność zatrudnienia. Szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązki związane z bezpieczeństwem pracy, badaniami lekarskimi oraz szkoleniem BHP. W sytuacjach spornych istotna jest także ochrona przysługująca określonym grupom pracowników, w tym osobom w wieku przedemerytalnym. W praktyce najlepszym rozwiązaniem jest dążenie do porozumienia z pracownikiem i prowadzenie otwartej komunikacji. Pozwala to nie tylko sprawnie przeprowadzić zmianę stanowiska, lecz także utrzymać dobre relacje w zakładzie pracy.

FAQ

Czy pracodawca może zmienić stanowisko pracy bez zgody pracownika?

Co do zasady nie. Trwała zmiana stanowiska pracy wymaga porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego. Wyjątkiem jest czasowe powierzenie innych obowiązków w ramach polecenia służbowego.

Czym różni się porozumienie zmieniające od wypowiedzenia zmieniającego?

Porozumienie zmieniające opiera się na zgodzie obu stron i pozwala szybko wprowadzić nowe warunki. Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronne i wiąże się z okresem wypowiedzenia oraz możliwością rozwiązania umowy.

Czy przy zmianie stanowiska zawsze trzeba przeprowadzić szkolenie BHP?

W większości przypadków tak, zwłaszcza gdy zmienia się charakter pracy. Konieczny jest również instruktaż stanowiskowy.

Co się stanie, jeśli pracownik nie zgodzi się na nowe warunki?

Jeżeli zmiana została wprowadzona wypowiedzeniem zmieniającym, a pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków, umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia.

Czy zmiana stanowiska może oznaczać obniżenie wynagrodzenia?

Może, ale tylko przy zachowaniu właściwej procedury i uzasadnieniu. Znaczne pogorszenie warunków może zostać zakwestionowane przed sądem pracy.

Czy pracownicy w wieku przedemerytalnym są chronieni przed zmianą stanowiska?

Tak, w wielu przypadkach podlegają szczególnej ochronie, która ogranicza możliwość stosowania wypowiedzenia zmieniającego.

Jak zabezpieczyć się przed sporem przy zmianie stanowiska?

Najlepszym rozwiązaniem jest rzetelna komunikacja, dążenie do porozumienia oraz prawidłowe udokumentowanie całego procesu.

Chcesz poznać
szczegółową ofertę?
Skontaktuj się z nami!

hello@cyrekevents.com  |  tel. +48 570 733 362

NAJNOWSZE POSTY NA BLOGU

Wróć na górę
Polityka prywatnościRodo

Cyrek Events Sp. z o.o.
ul. Rybna 14
30-254 Kraków

KRS 0000491629
NIP 7322172650
Regon 101709460