Zdalny onboarding – jak zrobić to dobrze? 

Pandemia koronawirusa wymusiła na przedsiębiorstwach zmiany w podejściu do modelu pracy, ale również rekrutowania przed rozpoczęciem pracy i wdrażania pracowników w struktury firmy. Z czasem okazało się, że wszystkie te aspekty można realizować w systemie zdalnym. Jak skutecznie przeprowadzić onboarding w wersji online? 

Z poniższego tekstu dowiesz się:  

• Co to jest zdalny onboarding?  
• Jak przeprowadzić zdalny onboarding krok po kroku?  
• Ile powinien trwać onboarding w formie zdalnej?  

Na czym polega zdalny onboarding? 

Zdalny onboarding to proces wdrażania nowych pracowników do organizacji lub firmy, który odbywa się wirtualnie, z wykorzystaniem technologii komunikacyjnych i narzędzi online. Zamiast tradycyjnego, fizycznego spotkania i szkolenia w miejscu pracy, nowi pracownicy są wprowadzani do firmowej kultury, struktury i zadań za pomocą platform internetowych, aplikacji do wideokonferencji, narzędzi komunikacyjnych oraz materiałów szkoleniowych dostępnych online. 

Wdrożenie nowego pracownika online krok po kroku 

Wdrożenie pracownika online jest złożonym procesem, który wymaga starannego planowania i organizacji. Jak powinien wyglądać sprawnie przeprowadzony onboarding? Oto kilka najistotniejszych kroków: 

Krok 1: Przygotowanie przed przyjęciem do pracy 

Jest to etap przekazania informacji i dokumentów. Przed rozpoczęciem pracy nowy pracownik powinien otrzymać informacje dotyczące umowy, pism do wypełnienia oraz wszelkich innych formalności. Upewnij się ponadto, że nowy pracownik będzie miał dostęp do niezbędnego sprzętu komputerowego, oprogramowania i narzędzi potrzebnych do wykonywania swoich obowiązków. 

Krok 2: Wprowadzenie do firmowej kultury i wartości 

Zapewnij nowemu pracownikowi dostęp do materiałów wprowadzających do kultury i wartości firmy. Może to obejmować wideo, prezentacje lub interaktywne moduły szkoleniowe. Następnie zorganizuj wideokonferencję, na której kierownictwo przedstawi misję, cele i strategie firmy. To pomoże nowemu pracownikowi zrozumieć wizję organizacji. 

Krok 3: Szkolenie specyficzne dla stanowiska 

Zorganizuj wideokonferencję lub serię spotkań, na których nowy pracownik pozna swoich kolegów z zespołu, zrozumie ich role i relacje w organizacji. Przydziel mentora lub opiekuna, który będzie pracować z nowym pracownikiem, omawiając szczegóły dotyczące jego stanowiska, obowiązków i procedur. 

Krok 4: Techniczne aspekty zdalnej pracy 

Zapewnij nowemu pracownikowi dostęp do materiałów szkoleniowych dotyczących używanych narzędzi, aplikacji i systemów, które będą niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Zapewniaj dostęp do zespołu lub narzędzi wsparcia technicznego, aby nowy pracownik mógł szybko rozwiązać ewentualne problemy związane z technologią. 

Krok 5: Tworzenie relacji i komunikacja 

Regularnie organizuj wideokonferencje zespołowe, aby umożliwić nowemu pracownikowi aktywne uczestnictwo w dyskusjach, poznawanie kolegów z pracy i budowanie relacji. Upewnij się, że nowy pracownik ma dostęp do narzędzi komunikacyjnych, takich jak e-mail, komunikatory i platformy do współpracy, aby mógł skutecznie komunikować się ze swoim zespołem i przełożonymi. 

Krok 6: Monitorowanie postępów i dostosowanie 

Planuj okresowe spotkania oceniające postępy nowego pracownika, aby sprawdzić, czy radzi sobie z obowiązkami i czy potrzebuje dodatkowego wsparcia. Jeśli coś nie idzie zgodnie z planem, bądź gotowy dostosować plan onboardingu, aby zapewnić zatrudnionemu odpowiednie wsparcie i szkolenie. 

Ile czasu należy poświęcić na zdalny proces wdrożenia nowych pracowników? 

Jeśli mowa o procesie wdrożenia pracownika, czas jego trwania jest zależny od wielu czynników. Mowa między innymi o złożoności stanowiska, branży, wielkości organizacji, dostępności materiałów szkoleniowych czy wcześniejszych doświadczeniach zatrudnionego.  

Przyjmuje się jednak, że klasyczny proces onboardingu powinien trwać od kilku tygodni nawet do kilku miesięcy. W przypadku onboardingu online, czas potrzebny na skuteczne przeszkolenie i wprowadzenie wdrażanych zdalnie pracowników jest podobny.  

Podsumowanie 

Zdalny onboarding pracownika stanowi nieodłączny element dzisiejszego świata pracy. Kluczem do udanego wdrożenia pracowników online jest staranne planowanie, elastyczność oraz skupienie na zapewnieniu nowym członkom zespołu odpowiedniego wsparcia i zasobów.  

Poprzez precyzyjne szkolenia online, regularną komunikację, dostęp do narzędzi technologicznych i opiekę mentorów, można zbudować skuteczny proces wdrażania, który umożliwi nowym pracownikom szybkie i efektywne przystosowanie się do nowego środowiska pracy. 

Niezależnie od odległości i fizycznej separacji, dobry onboarding online może pozwolić na skuteczną integrację nowych pracowników, wspierając ich rozwój i motywację. Dlatego warto inwestować czas i zasoby w tworzenie spersonalizowanych i interaktywnych programów zdalnego wdrażania, które przyczynią się do sukcesu zarówno świeżo zatrudnionych, jak i całej organizacji.