ZUS RMUA – wszystko, co musisz wiedzieć o informacji miesięcznej dla ubezpieczonego 

Miliony Polaków co roku stykają się z dokumentem, który przez dekady funkcjonował pod skrótem RMUA. Choć od 2019 roku (za rozliczenia za rok 2018) zmienił się model realizacji obowiązku informacyjnego wobec ubezpieczonego (a dokumentację tę zaczęto określać jako ZUS IMIR), pierwotna nazwa wciąż mocno trzyma się w świadomości pracowników, kadrowych i systemach kadrowo-płacowych.  

Formularz RMUA stanowi sprawozdanie z faktu odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przez pracodawcę za zatrudnionego. Zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni rozumieć, jakie dane ten dokument zawiera i jakie obowiązki się z nim wiążą. 

Najważniejsze informacje 

• ZUS RMUA (dawniej Raport Miesięczny Ubezpieczonego) – od 2019 roku obowiązek informacyjny wobec ubezpieczonego jest realizowany w formie ZUS IMIR, czyli Informacji Miesięcznej i Rocznej dla osoby ubezpieczonej. 

• Dokument potwierdza fakt opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przez płatnika składek za konkretnego pracownika i służy wyłącznie celom informacyjnym oraz weryfikacyjnym. 

• Płatnik składek ma obowiązek przekazać informację roczną do 28 lutego roku następnego; jeśli data ta wypada w dzień wolny, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Informacja miesięczna wydawana jest wyłącznie na wniosek pracownika. 

• Dokument może być przekazany w formie papierowej lub elektronicznej – po uzyskaniu zgody ubezpieczonego. 

• W razie wykrycia błędów ubezpieczony ma 3 miesiące od dnia otrzymania informacji na złożenie reklamacji do płatnika składek na piśmie; o nieprawidłowościach należy równocześnie poinformować ZUS. 

• Dane można weryfikować samodzielnie przez platformę PUE ZUS. 

Spis treści:

1. Czym jest ZUS RMUA i jak ewoluował ten dokument?
2. Co zawiera druk ZUS i jakie dane są w nim wykazywane?
3. Kto i kiedy wystawia RMUA oraz jak przekazać RMUA pracownikowi?
4. Sprostowanie informacji zawartych w RMUA i weryfikacja przez PUE ZUS

Czym jest ZUS RMUA i jak ewoluował ten dokument?

Dawniej RMUA funkcjonował jako imienny raport miesięczny ubezpieczonego, wystawiany przez płatnika składek i potwierdzający odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za każdego zatrudnionego. Obowiązek ten wynika z Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych.  

Od 2019 roku zaszła jednak istotna zmiana – nie tylko nazewnicza, lecz przede wszystkim modelowa. Zamiast sztywnego formularza RMUA przepisy określają teraz zakres informacji, które płatnik musi przekazać ubezpieczonemu, dopuszczając większą elastyczność co do formy. Pojęcie RMUA nie zniknęło z praktyki, wciąż funkcjonuje w systemach kadrowo-płacowych i w codziennym języku kadr, jednak formalnie chodzi o realizację obowiązku informacyjnego w nowym modelu, a nie wyłącznie o zmianę nazwy dokumentu. Należy też podkreślić, że obowiązek sporządzania formularza nie dotyczy osób pracujących wyłącznie na umowie o dzieło, gdyż nie podlegają one pełnemu systemowi ubezpieczeń społecznych. 

Co zawiera druk ZUS i jakie dane są w nim wykazywane?

Formularz RMUA agreguje w jednym miejscu szczegółowe dane niezbędne do weryfikacji prawidłowości rozliczeń. Zestawienie należnych składek obejmuje składki emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe z podziałem na część finansowaną przez ubezpieczonego i płatnika składek. Uwzględniona jest też podstawa wymiaru składek, kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, w tym tytuł ubezpieczenia i wymiar czasu pracy. Raport zawiera ponadto zestawienie wypłaconych świadczeń (w tym wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego), a także rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek.  

Tak kompletne zestawienie należnych składek pozwala ubezpieczonemu ocenić, czy kwoty odprowadzonych składek odpowiadają jego wynagrodzeniu i danym z raportów imiennych przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dokument ma charakter wyłącznie informacyjny i weryfikacyjny – podstawą do przyznania świadczeń są zgłoszenie do ubezpieczenia raporty imienne przekazane do ZUS oraz stosowna dokumentacja, natomiast RMUA/IMIR może pomóc wykryć ewentualne błędy w rozliczeniach.  

Dokumenty przekazywane elektronicznie są w pełni dopuszczalne i równoważne prawnie z formą papierową, a wymogi co do formy potwierdzenia zgodności danych zależą od przyjętego przez płatnika sposobu realizacji obowiązku informacyjnego. 

Kto i kiedy wystawia RMUA oraz jak przekazać RMUA pracownikowi?

RMUA wystawia ten podmiot, który faktycznie odprowadza składki – najczęściej pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu jako płatnik składek. Obowiązuje tu zasada, że informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej jest przekazywana jedynie na wniosek pracownika, nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni. Jeśli pracodawca nie realizuje przekazywania informacji miesięcznej na bieżąco, musi do 28 lutego roku następnego (lub do najbliższego dnia roboczego, gdy ta data wypada w dzień wolny) dostarczyć informację roczną za rok ubiegły, obejmującą poszczególne miesiące aktywności zawodowej danego ubezpieczonego.  

Z obowiązku tego zwolnieni są także zleceniodawcy wobec zleceniobiorców objętych wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym oraz ci płatnicy składek, którzy informowali ubezpieczonych co miesiąc – choć i oni muszą wydać informację roczną na wyraźne żądanie pracownika.  

RMUA można przekazać pracownikowi w formie papierowej lub, za jego zgodą, elektronicznej. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe generują dokumenty IMIR automatycznie na podstawie danych przekazanych już wcześniej do ZUS w miesięcznych deklaracjach rozliczeniowych, co eliminuje konieczność ręcznego uzupełniania danych. 

Sprostowanie informacji zawartych w RMUA i weryfikacja przez PUE ZUS

Gdy po otrzymaniu dokumentu ubezpieczony stwierdzi rozbieżności między raportem a stanem faktycznym, ma – zgodnie z art. 41 ust. 11 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – 3 miesiące od dnia otrzymania informacji na złożenie wniosku o sprostowanie do płatnika składek na piśmie. O fakcie złożenia reklamacji ubezpieczony powinien równocześnie poinformować Zakład Ubezpieczeń Społecznych – jest to obowiązek wynikający wprost z przepisów, a nie jedynie opcjonalny krok. Jeśli płatnik nie uwzględni reklamacji w ciągu miesiąca od jej wpływu, ubezpieczony może zwrócić się do ZUS z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i wydanie decyzji.  

Warto dokumentować datę odbioru dokumentu (e-mail, potwierdzenie odbioru lub podpis na liście), aby w razie sporu łatwo ustalić, kiedy nastąpiło przekazanie informacji miesięcznej. Błędne dane w raporcie miesięcznym mogą bowiem negatywnie wpłynąć na możliwość weryfikacji uprawnień do świadczeń z publicznej opieki zdrowotnej czy prawidłowość ustalania wysokości przyszłych świadczeń.  

Dane zawarte w informacji rocznej lub miesięcznej można też samodzielnie skonfrontować z danymi widocznymi na platformie PUE ZUS – każdy ubezpieczony ma tam wgląd w raporty składkowe przesłane przez pracodawców, a informacje są aktualizowane na bieżąco. ZUS IMIR i dawniej RMUA pełnią przede wszystkim funkcję narzędzia kontrolnego – pozwalają porównać, czy wykazane podstawy i kwoty są spójne z wynagrodzeniem, nieobecnościami i zestawieniem wypłaconych świadczeń. Dla pracowników regularny wgląd w raporcie przekazanym przez płatnika może uchronić przed problemami przy ubieganiu się o świadczenia lub ustalaniu wysokości przyszłej emerytury.